Hors Champ, L'Animation Socioculturelle en Tunisie

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Cinquantenaire. Le Séminaire/Colloque, l'Exécution

 

Le séminaire ou Colloque, rassemble trois catégories de personnes qui vont vivre une expérience ensemble, il s’agit des organisateurs, du ou des intervenants, et de l’auditoire. Il est, donc important que tout doit être fait pour instaurer une « ambiance » de courtoisie, de convivialité permettant à tout un chacun d’être à l’aise dans son rôle, et de là à pouvoir communiquer, échanger facilement.

Cette première remarque s’impose parce que l’expérience à montrer que lors de ce genre d’évènement, l’auditoire est oublié au profit de l’intervenant que les organisateurs vont « glorifier » à l’excès. Dès son arrivée, il est entouré, salué, gratifié de sourires, accompagné vers son podium, etc. On en fait « le héros » de l’évènement. L’Auditoire qu’on accueilli plus ou moins chaleureusement est oublié et prend le rôle d’une « masse de spectateurs », contraint de suivre les trépidations des organisateurs et des prouesses de l’intervenant. Ce qui a pour conséquence de saborder la notion même de « séminaire/colloque » et de l’éloigner complètement de ses objectifs.

Le comité d'accueil en assumant les tâches ci-dessous-indiquées, doit œuvrer pour l’instauration de l’ambiance conviviale requise.

  • Distribution des badges
  • Distribution du Programme
  • Documentation relative aux interventions

Une salle bien aménagée

Une disposition conviviale : l’habitude ou plutôt la mauvaise habitude fait qu’on installe une longue table sur des estrades élevés pour en faire un podium, et où se tiendront l’intervenant et un « comité » des organisateurs. L’auditoire est placé à quelques mètres sous forme de rangées de chaises. Cette disposition a le triple inconvénient de mettre de la distance entre l’intervenant et son auditoire, de distraire l’attention de l’auditoire qui aura en face de lui des personnes qui lui font face, qui ne disent rien, mais qui sont là, et d’installer définitivement l’auditoire dans son « statut » de spectateur.

Donc il est important d’éviter cette table, d’opter pour un podium et de n’avoir que l’intervenant comme centre d’intérêt.

L’aération et surtout l’éclairage de la salle sont très importants. La salle ne doit être ni trop chaude ni trop froide. L’éclairage aussi ne doit pas trop fort et gêner même les projections, ni trop faible et créer une ambiance morose qui encouragera la somnolence de l’auditoire.

Un animateur

Privilégier un animateur à un président de séance. Un animateur qui intervient pour présenter, donner la parole, faire des synthèses et relancer le débat. Il n’a pas besoin d’être sur le podium. Il est essentiel que l’auditoire soit toujours concentré sur une seule personne, et sur l’écran géant quand il le faut, pour ne pas « dispersé » son attention.

Projection sur Ecran géant. Elle permet de rapprocher l’intervenant de l’auditoire, de faciliter la communication en créant un semblant de proximité. Donc il (l’écran) est utilisé pour :

  • Des Gros plans de l'intervenant, ou d’un participant
  • Documents visuels (supports)

Du Live Blogging. Ayant déjà créé un blog lors de la phase de préparation pour informer de la manifestation, il serait judicieux de réutiliser ce blog pour un « live blogging », c’est-à-dire rendre compte du déroulement en temps réel par du texte, et des photos. Ce qui d’un côté éviterait de faire le compte rendu « classique » que très peu de personnes auraient (s’il est finalisé !), et ensuite d’élargir l’auditoire au maximum aux personnes qui n’assistent pas. Et en plus c’est du « matériel » qui serait récupéré ensuite pour éditer un magazine papier et numérique en fin de séance.

Transmission en Streaming. Avec une caméra vidéo, et un site de vidéo streaming gratuit, on peut encore élargir l’auditoire, par une transmission vidéo en direct à laquelle seront rajoutés des interviews des intervenants et de là enrichir « le matériel à collecter » pour des activités antérieures.

La Pause-Café. Moment de détente qui ne doit en aucun cas être une coupure, une cassure de l’ambiance, au contraire la pause doit être une Opportunité pour le rapprochement des intervenants des participants et fortifier l’ambiance conviviale qui s’est déjà mise en place. C’est aussi le meilleur moment pour faire de petites interviews de quelques participants, non seulement pour avoir quelques feedback, mais aussi pour les faires jouer leur propre rôle de participant actif, réactif et non de simple spectateur.

Le Déjeuner. Autre moment de détente et de convivialité. Il est donc important d’éviter la disposition classique d'un restaurant et d’opter pour des tables placées en grand cercle ou rectangle, qui réunit tout le monde sans distinction de statut.

Remarque : Il est donc à remarquer que tout est fait pour :

  • Instaurer une ambiance de convivialité autorisant une communication fluide, multipolaires, avec feedback en temps réel.
  • Elargir l’Auditoire et faire bénéficier le maximum de personnes des apports de l’expérience-évènement.
  • Collecter le maximum d’informations, de documents, relatives au thème ou sujet traité.
  • Préparer la troisième phase « L’Après ».

Télécharger ici la carte au format jpg



06/03/2013
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